Gebruik Kindkans binnen Berséba

Binnen samenwerkingsverband Berséba wordt voor het indienen van adviesvragen en voor het aanvragen van arrangementen en toelaatbaarheidsverklaringen gebruikgemaakt van Kindkans. Scholen kunnen via ParnasSys (of direct in Kindkans) dossiers indienen ter bespreking door het Loket.

Privacy is in dit kader erg belangrijk. Kindkans komt hieraan tegemoet, omdat er geen dossiers gemaild hoeven te worden. Mede in het kader van de AVG heeft Berséba een verwerkersovereenkomst met Kindkans afgesloten. Als scholen dossiers via Kindkans bij Berséba indienen, dan verwerkt Kindkans voor Berséba de informatie.

Meer mogelijkheden in Kindkans

Scholen kunnen Kindkans ook gebruiken voor een schoolinterne overlegronde. Hierbij kan een school, bijv. voor een bespreking in het ondersteuningsteam, externen uitnodigen om mee te lezen met het dossier. De kans dat u deze mogelijkheid gaat gebruiken, wordt steeds groter, mede vanwege de toename van het aantal besprekingen met bijv. een CJG-/jeugdhulpmedewerker. Vanwege de AVG mogen dossiers niet meer per mail verstuurd worden. Een veilige uitwisseling via Kindkans wordt dus noodzakelijk.

Voor deze faciliteit binnen Kindkans moet de school gebruik maken van een eigen inlogaccount voor Kindkans. Als de hulpvragen in Kindkans voorzien worden van de juiste status, dan ziet het Loket van Berséba de gegevens uit het betreffende dossier niet. Hieronder een beknopte toelichting daarover:

De meest handige route om een dossier in Kindkans te zetten, is via het indienen van een hulpvraag (of ‘zorgvraag’) vanuit Parnassys. Op deze manier staat meteen de basisinformatie van het kind in Kindkans en kunt u desgewenst aanvullende informatie en bijlagen uit ParnasSys toevoegen.
Bij alle hulpvragen die vanuit ParnasSys naar Kindkans gaan, wordt de status automatisch op ‘aanmelding’ gezet, maar met die status is het dossier meteen zichtbaar voor het Loket van het SWV. Bij interne overlegrondes mag het Loket het dossier juist niet zien! De school moet daarom zelf, direct na het indienen van een dossier vanuit ParnasSys naar Kindkans, de status wijzigen naar ‘overleg school’. Met de status ‘overleg school’ is het dossier alleen te zien voor de school én voor hen die de school uitnodigt via de overlegronde. Voor een uitgebreid stappenplan verwijzen we jullie naar bijlage.

Het wijzigen van de status van een dossier kan niet via ParnasSys. U moet daarvoor inloggen op het schoolaccount van Kindkans. Als u het betreffende dossier later toch wilt open zetten voor het Loket, dan kan dat door de status weer te wijzigen naar ‘aanmelding’.

Wilt u gebruik maken van de mogelijkheid om een interne overlegronde te maken en hebt u nog geen inlogaccount of weet u uw inloggegevens niet meer? Neem dan contact op met de zorgmakelaar van uw regio. Hij of zij kan uw account activeren.

Verwerkersovereenkomst

Om gebruik te maken van de overlegronde (dus zonder betrokkenheid van het SWV) dient u als school een verwerkersovereenkomst te sluiten met Kindkans. U kunt voor deze faciliteit in het kader van de AVG niet ‘meeliften’ met de verwerkersovereenkomst tussen Berséba en Kindkans.

Wilt u een verwerkersovereenkomst sluiten met Kindkans? Download dan het format op: https://www.kindkans.nl/medialibrary/Kindkans/Kindkans/Model-Verwerkersovereenkomst-Onderwijsinstelling.pdf

Benieuwd hoe de ‘overlegronde’ werkt? Zie: https://www.youtube.com/watch?v=jgHGquYoarY
Er zijn nog meer leerzame video’s te vinden m.b.t. het werken met Kindkans.